こんにちは
ICTコミュニケーションズ株式会社の中村です。

 

サイボウズLiveで共有しているPTAの情報を「サイボウズOffice」に移行してみる【実録】 <その1>」の

その後の状況をご報告いたします。

 

やること

  1. サイボウズLiveからサイボウズOfficeに移行できるか検証
  2. PTAの予算確保
  3. チーム応援ライセンス申し込み
  4. サイボウズLiveからエクスポート
  5. サイボウズOfficeにインポート
  6. PTAメンバーに使い方説明、利用開始

 

前回は、「1. サイボウズLiveからサイボウズOfficeに移行できるか検証」を行いました。

現在、「2. PTAの予算確保」「3. チーム応援ライセンス申し込み」を並行して進めています。

 

 

2.PTAの予算確保

  1. PTA予算案にサイボウズOfficeの利用料を計上
  2. PTA総会で予算案承認

 

2−1.PTA予算案にサイボウズOfficeの利用料を計上

2018年2月26日に『2018年4月より「チーム応援ライセンス」提供開始』という発表がサイボウズからあり、

その頃から「利用料が年1万円ちょっとかかるけど、これを使いましょう」と、PTA役員会で皆様にお話ししていました。

 

4月になり、2018年度の予算案を作る時に、会計担当のPTA役員さんに

「通信費など、適切な項目で1万円増やしていただけますでしょうか」とお願いしました。

幸い、予算に余裕があり、サイボウズOfficeの利用料をPTA予算案に計上していただくことができました。

他のPTA役員の皆様にも、PTA予算案について了解いただきました。

 

2−2.PTA総会で予算案承認

あとは、今年度のPTA総会で予算案が承認されればOKです。

私たちの小学校では、5月にPTA総会が開かれる予定です。

無事、承認されますように。。。

 

3.チーム応援ライセンス申し込み

  1. サイボウズに申し込み
  2. サイボウズに発注

 

3−1.サイボウズに申し込み

2018年4月16日に『NPO、任意団体向け「チーム応援ライセンス」提供開始』という発表がサイボウズからあり、

「チーム応援ライセンス」ページ』がオープンしました。

 

「お申し込みの流れ」は、

試す → 申し込む → 発注する  です。

 

小学校の名前にちなんだサブドメインを確保するために、試用版は先に申し込んであります。

 

審査に時間がかかってサイボウズOffice試用版の期限が切れるのが怖かったので、

まずはkintoneで試用版を申し込んでありました。

サイボウズOfficeの試用を開始し、kintoneの試用を解約してから、

「任意団体のお客様」用の申し込みフォームに入力しました。

 

 

4月16日に申し込み、4月19日に審査の結果のメールが届きました。

「審査の結果、チーム応援ライセンスを適用させていただく」とのことです。

良かったー。

 

 

3−2.サイボウズに発注

審査に通ったのが嬉しくて、LINEのPTA役員グループでそのことを共有しました。

試用期間内に発注すればいいので、しばらくPTA役員の皆様に使ってみていただいて、

大丈夫そうなら、PTA総会で承認されてから、発注することにします。

サイボウズの「よくあるご質問(FAQ)」によると、

「新規でご契約のお客様
ご発注月は、無償利用期間となります。
ご発注日の翌月1日から1年間がサービス有効期間として設定されます。」

とのことなので、5月になってから発注すれば、2019年の5月末まで使えます。

 

さて、PTA役員の皆様に試しに使っていただくために、

次は、いよいよサイボウズLiveからサイボウズOfficeへの移行の本番です。

また、ご報告します!