こんにちは
ICTコミュニケーションズ株式会社の中村です。
「サイボウズLiveで共有しているPTAの情報を「サイボウズOffice」に移行してみる【実録】 <その1>」の
その後の状況をご報告いたします。
やること
- サイボウズLiveからサイボウズOfficeに移行できるか検証
- PTAの予算確保
- チーム応援ライセンス申し込み
- サイボウズLiveからエクスポート
- サイボウズOfficeにインポート
- PTAメンバーに使い方説明、利用開始
前回は、「1. サイボウズLiveからサイボウズOfficeに移行できるか検証」を行いました。
現在、「2. PTAの予算確保」と「3. チーム応援ライセンス申し込み」を並行して進めています。
２．PTAの予算確保
- PTA予算案にサイボウズOfficeの利用料を計上
- PTA総会で予算案承認
２−１．PTA予算案にサイボウズOfficeの利用料を計上
2018年2月26日に『2018年4月より「チーム応援ライセンス」提供開始』という発表がサイボウズからあり、
その頃から「利用料が年1万円ちょっとかかるけど、これを使いましょう」と、PTA役員会で皆様にお話ししていました。
4月になり、2018年度の予算案を作る時に、会計担当のPTA役員さんに
「通信費など、適切な項目で1万円増やしていただけますでしょうか」とお願いしました。
幸い、予算に余裕があり、サイボウズOfficeの利用料をPTA予算案に計上していただくことができました。
他のPTA役員の皆様にも、PTA予算案について了解いただきました。
２−２．PTA総会で予算案承認
あとは、今年度のPTA総会で予算案が承認されればOKです。
私たちの小学校では、5月にPTA総会が開かれる予定です。
無事、承認されますように。。。
３．チーム応援ライセンス申し込み
- サイボウズに申し込み
- サイボウズに発注
３−１．サイボウズに申し込み
2018年4月16日に『NPO、任意団体向け「チーム応援ライセンス」提供開始』という発表がサイボウズからあり、
『「チーム応援ライセンス」ページ』がオープンしました。
「お申し込みの流れ」は、
試す → 申し込む → 発注する です。
小学校の名前にちなんだサブドメインを確保するために、試用版は先に申し込んであります。
審査に時間がかかってサイボウズOffice試用版の期限が切れるのが怖かったので、
まずはkintoneで試用版を申し込んでありました。
サイボウズOfficeの試用を開始し、kintoneの試用を解約してから、
「任意団体のお客様」用の申し込みフォームに入力しました。
4月16日に申し込み、4月19日に審査の結果のメールが届きました。
「審査の結果、チーム応援ライセンスを適用させていただく」とのことです。
良かったー。
３−２．サイボウズに発注
審査に通ったのが嬉しくて、LINEのPTA役員グループでそのことを共有しました。
試用期間内に発注すればいいので、しばらくPTA役員の皆様に使ってみていただいて、
大丈夫そうなら、PTA総会で承認されてから、発注することにします。
サイボウズの「よくあるご質問(FAQ)」によると、
「新規でご契約のお客様
ご発注月は、無償利用期間となります。
ご発注日の翌月1日から1年間がサービス有効期間として設定されます。」
とのことなので、5月になってから発注すれば、2019年の5月末まで使えます。
さて、PTA役員の皆様に試しに使っていただくために、
次は、いよいよサイボウズLiveからサイボウズOfficeへの移行の本番です。
また、ご報告します！
